案件云：案件、合同、开票、收款、报销和付款如何形成"一案一账"

• 委托合同：合同金额、收费方式、合同文件、履行状态——确定案件收费基础
• 开票：开票申请、金额、状态、票据信息——对应合同与案件
• 收款：应收、实收、到账时间、收款认领——对应案件、合同或账单
• 报销：差旅、交通、诉讼费等办案支出——计入具体案件费用
• 付款：付款申请、审批和支付状态——记录案件相关支出
• 分配：分配对象、金额及关联业务——对应案件、合同和收款
• 台账：收入、支出、业务关系和流水——形成案件财务视图

如果合同在文件夹、开票在审批系统、到账在银行流水、报销在财务软件、分配又在另一张表格中，即使每个环节都有记录，也很难形成完整的案件财务状态。

第一步：用合同确定收费基础。委托合同是"一案一账"的起点。合同应与客户、案件或项目关联，并保留合同文件、金额和履行信息。如果一件案件存在补充协议、收费调整或分期付款安排，也需要在后续开票和收款过程中保持对应关系。案件云律所版可以管理立案或立项合同，并将合同与后续财务事项关联。这样查看案件时，可以同时了解业务内容和合同收费基础。

第二步：让开票申请关联案件和合同。开票申请不能只记录客户名称和金额，还应明确对应哪个案件、哪份合同以及哪笔收费。完整的开票记录通常需要包括申请人、申请时间、客户、案件、合同、金额、开票信息、审批状态及相关附件。案件云可以围绕案件和合同发起开票申请，并记录相应审批状态。财务人员完成开票后，律师和管理人员可以在权限范围内查看相关业务记录。

第三步：区分应收、到账和收款认领。"已经开票"不等于"已经收款"。律所需要分别记录合同约定应收、客户实际支付、款项到账时间、到账款项归属、认领审核状态以及尚未收到的款项。

统一账户收到款项后，财务人员未必能够立即判断具体业务归属。案件云的收款认领流程允许律师将待认领款项关联一个或多个合同和收款账单，再交由财务审核确认。案件云通过应收、实收、收款认领和收款审批等记录，使到账信息能够继续回到对应案件。

第四步：将报销和付款归入案件成本。案件办理过程中可能产生交通费、差旅费、诉讼费、保全费和其他支出。如果报销申请只写费用类型，没有关联具体案件，管理者就很难判断单个案件发生了多少业务成本。合理的处理方式是由律师从具体案件发起报销或付款申请，记录费用类型、金额、说明和附件，按照律所制度完成审批，再将审批和支付结果回到案件财务记录。案件云律所版支持报销与付款审批，并可将相关支出与案件等业务事项关联。

第五步：按已确认规则记录分配。内部业务分配需要与案件、合同和实际收款保持关系，否则容易出现收费记录与分配记录脱节。案件云当前已确认的分配方式，是按人员姓名指定固定金额，并可关联案件、合同和收款。律所版可以按团队查看相关核算结果，并形成个人、团队和全所统计。这项能力适合记录明确的固定金额分配。如果律所采用比例、阶梯、多层分润、按角色自动计算或特殊风险代理规则，需要另行确认处理方式，不能仅凭"分配管理"功能名称判断。

第六步：形成可以核对的案件台账。完整的一案一账，至少应支持从两个方向查询。从案件看财务：打开案件后，可以查看相关合同、开票、应收、实收、报销、付款和分配记录。从财务看业务：查看一笔开票、收款或支出时，可以继续找到对应客户、案件、合同和经办人员。案件云的收支台账支持业务关联、筛选和导出。不同角色可以按照权限查看自己需要的数据，减少律师、财务和管理人员反复询问业务归属。

一案一账不等于会计账簿。律所 OA 中的业务财务台账，主要解决案件与合同、开票、收款和费用的关联问题。它可以帮助律所掌握案件收费和支出状态，但不能代替会计系统中的法定账簿、会计核算、税务申报和财务报表。选型时应明确两类系统的分工：律所 OA 负责业务对象、审批过程和案件财务关系；会计系统负责会计科目、凭证、核算和税务事项；是否需要数据对接，应根据律所现有系统另行确认。

怎样现场验证案件云的一案一账？可以准备一件脱敏案件，在案件云中连续完成以下操作：建立客户、案件和委托合同；根据合同发起一笔开票申请；登记应收或收款账单；模拟一笔统一账户到账；由律师完成收款认领；由财务人员审核认领结果；发起一笔案件报销；发起一笔案件付款；按人员记录固定金额分配；分别从案件和财务台账查看全部记录。测试过程中，应重点观察是否需要重复输入客户、案号和合同金额，以及审批完成后数据能否回到相应案件。

哪些律所更需要"一案一账"：合同、开票和收款分别由不同人员管理；到账后经常需要人工询问款项归属；管理人员需要了解案件收入和费用状态；多个团队需要按照权限查看核算结果；报销和付款经常无法准确关联案件；财务月底依靠多张 Excel 表格对账。

案件云提供个人版、团队版和律所版。个人律师可以先记录案件和个人收支，律师团队可以增加协作与团队财务，律师事务所则可进一步使用审批、组织权限和律所财务管理。